Timemanagement, van lijden naar leiden

De tas wordt tegen de muur gegooid en ik hoor een diepe zucht. Bij binnenkomst zie ik het al. Zijn lichaamshouding  is duidelijk. Moe, gefrustreerd, geïrriteerd.

Ik weet het niet hoor, zegt hij. Echt, ik ben al weer aan vakantie toe.
Mijn mailbox stroomt over. Ik kom om in het werk en hoe hard ik ook werk, het wordt niet minder.
 ’s Morgens begin ik vol frisse moed en in de loop van de dag, loop ik langzaam leeg als een ballon.

Hij zucht en gaat door …

We maken elkaar ook harstikke gek. Het jaarplan, de begroting, en dan nog die functioneringsgesprekken. Het Goede Gesprek noemen ze dat. Nou, ik weet het niet, het voelt niet goed. Het ontbreekt me aan tijd om het goed voor te bereiden. Ik doe mijn mensen tekort. En eigenlijk zou ik vanavond nog achter de laptop moeten, het MT voor morgen voorbereiden.

Met nog een zucht ploft hij op de stoel en kijkt mij aan. “Hoe doe jij dat? “, vraagt hij. Ik kijk hem aan en vraag: Vanavond nog achter je laptop, moet jij dat nu echt doen?

Tijd voor prioriteit

Jaren geleden, kwam ik ook ongeveer zo binnen, bij mijn coach. Moe, gefrustreerd. Blij dat ik bij mijn coach was, maar eigenlijk ook niet. De tijd bij mijn coach kon ik wel beter gebruiken, schoot door mijn hoofd. Er lag nog zoveel werk. En ze stelde me de vraag: Moet Jij Dit Nu Doen? En ik keek haar aan en zei vol verbazing en eigenlijk ook een beetje geïrriteerd: Ja, wie anders?

Ze stelde de vraag nog een keer en schreef het op, met de nadruk op elk woord: Moet Ik Dit Nu Doen? Leiden wordt soms lijden. Ik zie het ook bij de leiders die ik begeleid. Ieder met hun eigen verhaal. Harder werken is vaak niet de oplossing. Wat dan wel? Prioriteren. Een helpende tool is de timemanagement matrix van Eisenhower.  

‘Most things which are urgent are not important, and most things which are important are not urgent.’ – Dwight D. Eisenhower

Van lijden naar leiden

Waar gaat jouw aandacht het meeste naar toe in je werk? Doe je de goede dingen?
Verdeel je werkzaamheden over de vier kwadranten en je ziet waar jij jouw aandacht aan geeft:

1. Belangrijk én urgent -> DOEN

Ja, dit moet je nú doen! Het gaat om acute problemen die direct opgelost moeten worden door jou. Jij bent er verantwoordelijk voor. Is dit een ‘vol’ kwadrant? Dat is fijn, want je kunt hier zelf wat aan doen! Je creëert dit namelijk voor een groot deel zelf. Je zorgt voor je eigen onrust door onvoldoende tijd te maken voor kwadrant 2. Wees je bewust: 80% van de tijd besteed je aan ad hoc werkzaamheden, het ‘brandjes blussen’, wanneer je geen tijd en energie maakt voor jouw koers, jouw strategie. Door meer in te zetten op kwadrant 2: wat is voor jou belangrijk, leid je in plaats van dat je lijdt.

2. Wel belangrijk, maar niet urgent -> PLANNEN

Dít zijn werkzaamheden die wel belangrijk zijn, maar er loopt nog geen bloed uit. Je hebt de neiging om dit uit te stellen. Maar hier ligt de basis voor jouw succes. Wat is jouw strategie, wat wil je verbeteren, ontwikkelen?
Jouw koers als kompas: Proactief aan de slag met jouw toekomst, de toekomst van bedrijfsvoering, de toekomst van de organisatie betekent duurzaam resultaat. Als je geen eigen plan hebt, wordt je onderdeel van een plan van iemand anders. Zonder eigen koers regeert de waan van de dag en het plan van een ander. In het 2e kwadrant wil je de meeste tijd besteden.

3. Wel urgent, niet belangrijk -> DELEGEREN / WIE IS EIGENAAR?

Dit zijn werkzaamheden die jij niet zelf hoeft te doen. Je komt ze tegen in verschillende varianten. Het brandje van een ander, jij blust het. Als een superheld ga je redden. Je laat je afleiden door mail. Of je krijgt taken op je bord, die jij niet belangrijk vindt en … je gaat er toch mee aan de slag. Het leidt je af van kwadrant 1 en 2. Kwadrant 3 is een lastig kwadrant voor wie het moeilijk vindt om grenzen aan te geven, nee te zeggen. Voor wie reactief reageert en zich makkelijk laat leiden door het moeten van de ander.

4. Niet urgent en niet belangrijk -> NIET DOEN, STOP ERMEE

In dit kwadrant vind je overbodige taken terug. Problemen in dit kwadrant lossen zich vaak vanzelf op.
De cc’tjes in de email. Het overzicht dat je maandelijks moet vullen, maar door niemand gebruikt wordt. Het zorgt voor ruis. Ook in je hoofd. Dit is ook een verleidelijk kwadrant als je geen duidelijke doelen hebt. Of moe bent, geen ruimte hebt in je hoofd. De energie is op. Je checkt je social media of hebt geen zin in dat belletje of het schrijven van een voorstel. En duikt, vlucht in ander gedrag. Uitstelgedrag en niet effectief. Als je merkt dat je veel in dit kwadrant bezig bent, is het goed om na te gaan wat de reden daarvan is, zodat je dáármee aan de slag kunt

Lijd jij of leid jij?

Bewustwording is de eerste stap. Een moment stil staan, je afvragen of je aan het lijden bent of aan het leiden. Wat mij hierbij helpt is een afbeelding van de superheld(in) Mega Mindy aan mijn prikbord. Het is voor mij een spiegel, een reminder of ik nog goed bezig ben. Het zet mij aan tot een check in welk kwadrant mijn werkzaamheden thuis horen. Of er genoeg “kwadrant 2” is in mijn werkweek. Om waar nodig van inzicht naar actie te gaan door:

• Aandacht: Focustijd blokken in de agenda en een rustige werkomgeving creëren voor mijn belangrijke, maar niet urgente-taken.
• Verwachting: elke dag tijd voor dat wat ik belangrijk vind voor een bedrijfsvoering die waarde toevoegt.
• Intentie: vanuit verbinding én leiderschap met focus op groei, impact en mogelijkheden.

De kwaliteit van aandacht en de intentie van een leider bepalen het succes.
– Vrij naar Otto Scharmer*

Merk jij dat je te druk bent, je aandacht versnipperd raakt en vraag je je af hoe je weer zelf eigenaar wordt van je agenda? Neem contact met mij op, ik help je graag verder in je leiderschap, zodat jij met meer plezier, gemak en energie het verschil maakt.

*Vrij vertaald naar Otto Scharmer, (2010). Theory U: Leiding vanuit de toekomst die zich aandient.